Waarom ISO certificering

ISO certificering biedt bedrijven voordelen bij het verkrijgen en behouden van opdrachten. Grote ondernemingen, overheidsorganisaties en andere opdrachtgevers stellen regelmatig een ISO certificaat als voorwaarde voor samenwerking of deelname aan aanbestedingen. Met certificering laat uw bedrijf zien dat het volgens internationaal erkende normen werkt. ISO certificering versterkt het vertrouwen van bestaande klanten en leveranciers en kan nieuwe mogelijkheden bieden voor groei, samenwerking en uitbreiding naar andere markten.

normen als basis

ISO certificering is gebaseerd op de overal wereldwijd erkende ISO normen, dit zijn internationale standaarden waarin deskundigen afspraken en eisen hebben vastgelegd voor een gestructureerde manier van werken. Deze normen worden gebruikt door organisaties in verschillende branches en sectoren als toegangsbewijs tot aanbestedingen. In Nederland worden ze door NEN gepubliceerd, vaak als Nederlandse overname van een internationale norm. Afhankelijk van het onderwerp beschrijft een ISO-norm aan welke eisen een managementsysteem voor bijvoorbeeld kwaliteit, milieu of informatiebeveiliging moet voldoen. Hierdoor ontstaat een gemeenschappelijk kader voor organisaties, klanten en certificatie-instellingen.

ISO managementsysteem

Een ISO gecertificeerd managementsysteem helpt directie en management om de organisatie doelgericht aan te sturen. Het vormt een samenhangend geheel waarvan de onderdelen bestaan uit beleid, verantwoordelijkheden, processen en werkwijzen waarmee bedrijfsdoelstellingen worden nagestreefd. Medewerkers weten welke afspraken gelden, wie waarvoor verantwoordelijk is en op welke manier werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Door deze centrale afspraken onderdeel te maken van de dagelijkse bedrijfsvoering ontstaat een organisatiestructuur waarin mensen beter samenwerken en activiteiten op een consistente en beheersbare manier verlopen. De processen worden stap voor stap beschreven en als documenten opgenomen in het managementsysteem evenals bijvoorbeeld e nodige instructies formulieren en checklists.

ISO certificering praktische aanpak

Een ISO certificeringstraject begint met het bepalen van de toepasselijke norm en de onderdelen van het bedrijf die onder het managementsysteem vallen. Vervolgens wordt onderzocht in hoeverre bestaande activiteiten, procedures en werkwijzen al aan de normeisen voldoen. Waar nodig worden processen aangepast, verantwoordelijkheden vastgelegd en ontbrekende onderdelen aangevuld. Medewerkers worden betrokken bij de invoering van ISO certificering zodat de afspraken ook in de praktijk worden toegepast. Een praktische aanpak hiervan sluit zoveel mogelijk aan bij de bestaande bedrijfsvoering en voorkomt onnodige administratie.

Met interne audits controleren of het werkt

ISO certificering gebruikt een interne audit als een periodiek systematisch onderzoek naar de werking van het managementsysteem. Tijdens deze controle wordt beoordeeld of medewerkers volgens de vastgelegde afspraken werken, of processen effectief functioneren en of de organisatie aan de toepasselijke normeisen voldoet. De auditor verzamelt informatie, onderzoekt de uitvoering en rapporteert eventuele afwijkingen en verbeterpunten. De resultaten geven het management inzicht in de betrouwbaarheid van de bedrijfsvoering en vormen een belangrijke voorbereiding op de externe certificatie-audit.

continue verbetering

Continue verbetering is een belangrijk uitgangspunt van ISO gecertificeerde managementsystemen. Het management stelt doelstellingen vast, beoordeelt de behaalde resultaten en onderzoekt mogelijkheden om de organisatie beter te laten functioneren. Daarbij wordt gekeken naar prestaties, risico's, afwijkingen en de oorzaken van problemen. Op basis van deze informatie worden verbetermaatregelen genomen en wordt gecontroleerd of deze het gewenste optimalisatie resultaat opleveren. Zo helpt ISO certificering niet alleen om aan vastgestelde eisen te voldoen, maar ook om faalkosten te beperken, efficiënter te werken wat besparingen oplevert en de bedrijfsvoering blijvend te ontwikkelen.

Certificatie en externe audit

Bij ISO certificatie beoordeelt een onafhankelijke en onpartijdige certificatie-instelling of het managementsysteem voldoet aan de eisen van de betreffende norm. Deze externe beoordeling vindt doorgaans plaats in twee fasen. Eerst onderzoekt de ISO certificatie auditor de opzet en documentatie van het systeem. Daarna wordt gecontroleerd of de vastgelegde werkwijzen daadwerkelijk worden toegepast. De auditor verzamelt bewijsmateriaal, voert gesprekken en rapporteert de bevindingen. Op basis van deze beoordeling neemt de ISO certificatie-instelling een besluit over het verlenen van het certificaat. Geaccrediteerde ISO certificatie-instellingen worden door een accreditatieorganisatie, zoals de Raad voor Accreditatie (RvA), beoordeeld op hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Voor certificatie van managementsystemen gelden onder meer de eisen van ISO/IEC 17021-1.

Het ISO certificaat

Het ISO certificaat is een schriftelijke verklaring waarmee een certificatie-instelling bevestigt dat het managementsysteem van een organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde ISO-norm. Op dit document staan onder andere de gecertificeerde organisatie, de toegepaste norm, de reikwijdte van de certificering en de geldigheidsduur. Het ISO certificaat maakt voor klanten, opdrachtgevers en andere belanghebbenden aantoonbaar dat het bedrijf volgens de vastgelegde eisen werkt. Een ISO certificaat voor een managementsysteem is doorgaans drie jaar geldig, mits de periodieke controleaudits succesvol verlopen. Daarna is hercertificering nodig.

Kosten ISO certificering

De kosten van ISO certificering zijn afhankelijk van de gekozen norm, de omvang van het bedrijf, het aantal medewerkers, de vestigingen en de complexiteit van de bedrijfsprocessen. Ook de mate waarin de organisatie al aan de normeisen voldoet, bepaalt hoeveel voorbereiding en begeleiding nodig is. Naast de kosten voor de externe certificatie-audit en de periodieke controles levert ISO certificering natuurlijk commerciële voordelen. ISOMANAGEMENT helpt u vooraf inzicht te krijgen in de benodigde werkzaamheden en de te verwachten investering, zodat u gericht kunt werken aan een passend certificeringstraject.