ISO certificering?

ISO is de International Standardization Organization en is een onafhankelijke, niet-gouvernementele internationale organisatie en is gevestigd in Zürich in Zwitserland. ISO is een samenwerkingsverband van nationale normalisatie instellingen, zij brengt experts bij elkaar om samen dingen te doen zoals het ontwikkelen en onderhouden van de vele overal erkende normen. De organisatie bestaat uit vele commissies en pertijen die elk een eigen taak en verantwoordelijkheid hebben. ISO creëert certificering normen die volgens experts aangeven wat de beste manier is om dingen te doen. Enkele van de belangrijkste ISO certificering normen zijn de ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, de ISO 27001 voor informatiebeveiliging en de ISO 14001 voor milieumanagement.

U kunt een certificaat behalen voor vele verschillende normen die vertrouwen geven aan uw goederen en diensten. Deze normen geven consistente maatstaven voor uw bedrijf en uw klanten. ISO normen beschrijven eisen en richtlijnen voor het dagelijks gebruik voor technische specificaties, standaarden met formele spcificaties. Er zijn ook veel normen voor managementsytemen zoals managementsystemen voor: gezondheid, veilig werken, voedselveiligheid, kwaliteit, etische principes zoals milieu, informatieveiligheid en nog vele andere onderwerpen.

ISO certificering start

Bepaal je doelstellingen voor ISO certificering

• Wat wil je bereiken met de certificering? (bijvoorbeeld: klanttevredenheid, compliance, markttoegang)
• Kies de ISO-norm die aansluit bij je bedrijfsdoelen.
• Eventueel: kies voor meerdere normen tegelijk (bijv. ISO 9001 + ISO 14001 = geïntegreerd systeem)

Betrek het management bij ISO certificering

• Zorg voor top-down commitment: zonder steun van de directie lukt het niet.
• Benoem een projectleider of kwaliteitscoördinator.
• Maak een projectplan, inclusief tijdspad, budget en mijlpalen.

Analyseer de huidige situatie

Voer een gap-analyse of nulmeting uit die aangeeft wat nog ontbreekt om ISo certificering aan te vragen:

• Wat doe je al goed?
• Wat mist er nog om aan de ISO certificering norm te voldoen?
• Bepaal je context: belanghebbenden, risico’s, kansen, en wettelijke verplichtingen.

 

ISO certificering praktische invoering

ISO certificering kost tijd, moeite en geduld. ISO certificering is geen wondermiddel maar zorgt voor discipline en consistentie in de bedrijfsvoering en het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie en voldoen aan de normeisen. ISO certificering opstarten en het certificaat behalen is dan ook een beslissing op het bevoegde hoogste niveau binnen het bedrijf.
ISO certificering praktisch opzetten betekent dat je een goed kwaliteitsysteem implementeert dat doeltreffend functioneert en bijdraagt aan de kwaliteit en efficiency van je organisatie en waarmee je producten levert die zorgen voor klanttevredenheid.

Ontwerp of verbeter je managementsysteem

De volgende onderwerpen zijn bij ISO certificering van het grootste belang:

• Beleidsverklaring
• Rollen en verantwoordelijkheden
• Risicobeheersing
• Doelstellingen en KPI’s
• Procedures en instructies
• Documentbeheer
• Maak vooral gebruik van al bestaande processen waar mogelijk
• Communiceer helder wat er verandert en waarom.
• Train medewerkers in het gebruik van het systeem.
• Zorg dat de processen worden geleefd, niet alleen op papier.

Voer een interne audit uit voorafgaande aan de ISO certificatie:

• Controleer of je systeem in de praktijk ook werkt.
• Identificeer afwijkingen en zorg voor verbetermogelijkheden.
• Betrek alle afdelingen bij de audit

Vraag een audit aan en ontvang het ISO certificaat

Het ISO certificaat in de vorm van een schriftelijke verklaring wordt geleverd door een geaccrediteerde geautoriseerde certificatie-instelling wordt verleend na een certificatie-audit die de conformiteit met de normeisen aantoont. Deze bevestiging is een kwalificatie van het bezit van de gevraagde kenmerken en kwaliteit van de organisatie.

Historie en directiebeoordeling

ISO certificatie vraagt om met voorbeelden zoals documenten, digitale aanwijzingen of andersoortige informatie, het werken volgens de in de norm opgenomen eisen, op een logische wijze, glashelder en onweerlegbaar aan te tonen. Om deze aantoonbaarheid te realiseren moet tenminste drie maanden historie worden opgebouwd van het dagelijks werken volgens de regels.
Zodra u deze aantoonbaarheid gedurende drie maanden kunt realiseren kan het systeem door de directie worden beoordeeld op goede werking en kan het ISO certificaat worden aangevraagd.

Deze directiebeoordeling is een beoordeling evaluatie op effectiviteit.

• Input: auditresultaten, klachten, prestaties, verbetermogelijkheden.
• Output: besluiten over verbeteracties en beleidsaanpassingen

ISO certificering behalen

ISO certificatie wordt uitgevoerd door een geaccrediteerde (door de RvA geautoriseerde) certificatie-instelling. Het proces van ISO certificatie verloopt als volgt:

1. U dient een aanvraag in bij een certificerende instelling
Deze zal informatie opvragen over:  aantal medewerkers, locaties, scope van de certificering (bijv. ‘productie van kunststofonderdelen’), welke ISO-norm het betreft.

2. Nulmeting (optioneel)
Het doel van een nulmeting is een vrijblijvende check vóór de officiële audit, om te zien of je er klaar voor bent. Dit is niet verplicht, maar handig bij eerste certificering. Het geeft een indruk van mogelijke knelpunten.
Dit is geen officiële audit en de bevindingen worden niet meegenomen in de echte audit.

3. Certificatie-audit (officiële audit)

De certificatie-audit bestaat uit twee delen:

A. Fase 1: Documentatie-audit (systeembeoordeling)

Doel: Controleren of de vereiste documentatie en voorbereidingen aanwezig zijn.

• Een gekwalificeerde auditor beoordeelt het handboek, procedures, risicobeoordelingen, enz.
• Er wordt gekeken of de organisatie klaar is voor Fase 2.
• Bevindingen worden gedeeld (opmerkingen, tekortkomingen).
• Bij significante tekortkomingen moet eerst bijgestuurd worden.

B. Fase 2: Implementatie-audit (praktijkbeoordeling)

Doel: Beoordelen of het systeem daadwerkelijk is ingevoerd en doeltreffend werkt.

• De auditor voert interviews uit met medewerkers.
• Processen worden gevolgd ("walkthroughs").
• Er wordt gekeken naar praktijkvoorbeelden, registraties en bewijslast.
• Afwijkingen worden gerapporteerd in een auditrapport:
  • Minor non-conformities: Kleine tekortkomingen
  • Major non-conformities: Grote afwijkingen die certificatie in de weg staan.

4. Corrigerende maatregelen (bij afwijkingen)

Wanneer tijdens de ISO certificatie-audit afwijkingen worden geconstateerd:

• Je krijgt een termijn om corrigerende maatregelen in te dienen (meestal 30 tot 90 dagen).
• De auditor beoordeelt of deze maatregelen afdoende zijn.
• Bij ernstige afwijkingen volgt een her-audit van de betreffende onderdelen.

5. ISO Certificaatverstrekking

Bij een positieve uitslag wordt het certificaat verleend.

• Geldigheid van het certificaat: 3 jaar
• Wordt opgenomen in registers (zoals die van de Raad voor Accreditatie).
• Het certificaat bevat de naam van organisatie, de scope, de gecertificeerde norm(en) en de looptijd.

6. Jaarlijkse opvolgaudit (surveillance audit)

Doel: controleren of het systeem nog steeds werkt en onderhouden wordt.

• Jaar 1 en 2 na certificatie: beperkte audit (focus op verbeterpunten, kritieke processen).
• Jaar 3: volledige hercertificatie-audit.

7. Hercertificatie (na 3 jaar)

Doel: Verlenging van het ISO certificaat.

• Er wordt opnieuw een volledige audit gedaan (zoals bij initiële certificatie).
• Certificaat wordt verlengd voor weer 3 jaar, mits positief beoordeeld.

Het ISO certificaat dat u na het onderzoek ontvangt bewijst dat de eigenschappen van de organisatie laten zien dat dat zij werkt conform wereldwijd geaccepteerde normeisen.

ISO certificering voordelen

ISO certificering is het onderzoek en evaluatie van de eigenschappen van uw bedrijf. Het certificaat als positieve uitslag van dit onderzoek laat zien dat de organisatie voldoet aan eisen van de overal geaccepteerd norm en aan de specificaties, wensen en verwachtingen van de klant. ISO certificering biedt organisaties tal van voordelen op het gebied van kwaliteit, efficiëntie, klanttevredenheid en concurrentiepositie.Twaalf van de belangrijkste voordelen van ISO certificering worden hieronder toegelicht:

1. Bevordering van ethisch en verantwoord ondernemen.
ISO-certificering stimuleert ethisch gedrag en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door te voldoen aan erkende normen, tonen organisaties aan dat zij transparantie en integriteit hoog in het vaandel hebben staan.

2. Naleving van wet- en regelgeving. 
Een ISO-certificaat helpt organisaties bij het voldoen aan nationale en internationale normen op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden, milieu en veiligheid. Het fungeert als een objectief bewijs van conformiteit voor klanten, partners en toezichthouders.

3. Vertrouwen en geloofwaardigheid.
Certificering toont aan dat een organisatie, product of dienst voldoet aan internationaal erkende standaarden. Dit versterkt het vertrouwen van klanten en andere belanghebbenden en draagt bij aan een positieve reputatie.

4. Structuur en samenhang in het managementsysteem.
De ISO-standaard biedt een duidelijke en uniforme structuur voor het inrichten van het managementsysteem. Dit leidt tot betere interne organisatie, overzichtelijkheid en onderlinge afstemming tussen processen.

5. Selectievoordeel voor klanten.
Voor opdrachtgevers en klanten vergemakkelijkt ISO-certificering de selectie van betrouwbare leveranciers. Het certificaat fungeert als kwaliteitsgarantie en biedt houvast bij het maken van inkoopbeslissingen.

6. Instrument voor procesoptimalisatie.
ISO-certificering biedt het management een krachtig hulpmiddel om processen te analyseren en continu te verbeteren. Het draagt bij aan het verhogen van de efficiëntie, het reduceren van verspilling en het realiseren van kostenbesparingen.

7. Continu verbeteren en marges verhogen.
De principes van ISO-certificering bevorderen een cultuur van continue verbetering. Door systematisch fouten te signaleren en te corrigeren, verbeteren processen en stijgt het kwaliteitsniveau. Dit leidt uiteindelijk tot hogere winstmarges en klanttevredenheid.

8. Concurrentievoordeel.
Binnen concurrerende markten kan ISO-certificering een onderscheidende factor zijn. Het versterkt het imago van de organisatie, ondersteunt marketingstrategieën en biedt een voorsprong ten opzichte van concurrenten zonder certificering.

9. Voorkomen van fouten en tijdig bijsturen.
ISO-certificering zorgt ervoor dat afwijkingen sneller worden gesignaleerd. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd en kunnen preventieve maatregelen worden genomen om herhaling van fouten te voorkomen.

10. Commerciële meerwaarde.
Het ISO-certificaat draagt bij aan een positieve klantbeleving. Klanten, prospects, opdrachtgevers en toezichthouders zien certificering als een teken van betrouwbaarheid. Dit leidt tot klantloyaliteit, herhaalaankopen en positieve mond-tot-mondreclame. Na toetsing door de certificatie instelling geeft het ISO certificaat toegang tot internationale markten.

11. Ondersteuning van de verkoopafdeling.
De verkoopafdeling profiteert van het ISO-certificaat bij het overtuigen van (potentiële) klanten. Het certificaat beantwoordt veelgestelde vragen, versterkt het bedrijfsimago en ondersteunt internationale marketing- en verkoopactiviteiten.

12. Voordeel bij aanbestedingen.
Bij (overheids)aanbestedingen biedt het ISO-certificaat een belangrijk gunningsvoordeel. Het verhoogt de kans om geselecteerd te worden voor deelname aan het aanbestedingsproces.

ISO certificering advies of zelf doen?

Gaat u ISO certificering zelf invoeren of besteed u dit liever uit aan een adviseur en wat zijn de argumenten voor deze keuze?

• Hoeveel tijd heeft u zelf of uw organisatie om invulling te gaan geven aan de normeisen en kunt u dat zonder coaching of advies? Hoeveel geld heeft u ervoor over om een adviseur in te huren en hoe snel heeft u het ISO certificaat nodig?
• ISO certificering vraagt ook betrokkenheid van de directie, management en leidinggevenden bij het opzetten ook wanneer een adviseur het systeem voor u opzet, omdat we samen met de directie en management het beleid, doelstellingen en strategie gaan verwoorden. 
• Gaat u dit project uitbesteden dan vraagt dit de hulp van een ervaren deskundig adviseur die weet welke valkuilen te vermijden, hoe fouten te voorkomen en vooral tijdens dit project onnodige omwegen te vermijden.

Onze zeer tevreden klanten zijn gevestigd van Groningen tot Maastricht, van den Haag en Rotterdam tot Arnhem. Een aantal grotere opdrachtgevers is ook gevestigd in Belgie, Frankrijk en Spanje.